Intégration d'outils collaboratifs

Outils Collaboratifs

Un ecosystème IT à la mesure de vos attentes

Les outils collaboratifs visent à renforcer et optimiser la collaboration au sein de l’entreprise. Leur utilisation améliore la productivité de votre personnel et augmente de façon significative le rendement de votre entreprise. Pour cela ils vont fournir entre autres les possibilités suivantes aux collaborateurs :

  • Retrouver rapidement un document de l'organisation, sans avoir à multiplier les aller/venues contre-productifs dans les couloirs et ascenseurs, ni à fouiller dans une tonne de mails et de supports papier.
  • Obtenir rapidement une information ou une assistance, sans avoir à multiplier les envois de mail, les coups de fil ou les déplacements chronophages.
  • Accéder rapidement à des connaissances capitalisées d'un précédent projet, et gagner en efficacité en évitant ainsi de recréer la roue.
  • Caler des réunions rapidement en se basant sur un agenda partagé, sans avoir à diffuser une pléthore de mails et de coups de fil afin d'arrêter un créneau horaire.
  • Annoncer des réunions instantanément à tous les concernés, sans plus avoir à diffuser de nombreux mails et coups de fil, ni à imprimer et faire circuler des tas de messages portés entre les bureaux.
  • Tenir des réunions chacun à partir de son ordinateur, tablette ou smartphone quel que soit l'endroit géographique où il se trouve, sans avoir à se regrouper physiquement dans une pièce commune.

Messagerie électronique professionnelle
avec Zimbra ou Ms Exchange


Zimbra

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  • Fournir à chaque membre du personnel une adresse mail professionnelle.
  • Permettre aux usagers de lire, rédiger et envoyer leurs mails depuis leur poste de travail, téléphone ou tablette, avec ou sans la connexion Internet.
  • Fournir la possibilité aux usagers de s’envoyer des mails avec leurs adresses pro sans nécessiter la connexion Internet.
  • Fournir aux usagers agréés un accès sécurisé aux agendas partagés des autres usagers et services afin d’y lire les disponibilités ou d’y inscrire des événements d’intérêt commun (réunion, activité, réservation de salle, etc.).

Gestion électronique de documents
avec Alfresco


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  • Permettre aux utilisateurs de se constituer en groupes pouvant créer, modifier, valider, classer des documents, et les partager entre eux de manière sécurisée. Les documents de l’entreprise sont ainsi organisés dans un référentiel centralisé et ne sont plus disséminés de façon éparse dans les différents ordinateurs. Chaque document existe en une seule version, et il n’y a plus de doublons.
  • Permettre à tout utilisateur habilité de retrouver en un clic le bon document dans la bonne version à tout moment quel que soit le lieu où il se trouve. L’utilisateur ne perd plus de temps à retrouver des documents, à les diffuser, à vérifier qu’ils ont bien été validés, et qu’il dispose de la dernière version.
  • Permettre à plusieurs utilisateurs de modifier un même document sans la moindre perte. Toutes les versions d’un document ainsi que l’historique des modifications sont conservées et accessibles en temps voulu par les personnes habilitées
  • Permettre à tout utilisateur habilité d’accéder et d’opérer en toute sécurité depuis l’extérieur de l’entreprise à des documents via même des terminaux mobiles. Toutes les opérations effectuées sur la base documentaire à l’intérieur ou depuis l’extérieur sont sécurisées et totalement tracées.
  • Permettre d'automatiser le nommage et le classement des documents pour satisfaire une charte ou un standard, et accroître ainsi la lisibilité des informations et leur exploitabilité.

Portails Web d’entreprise
avec LifeRay


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  • Fournir aux utilisateurs une interface Web unique personnalisable qui centralise les accès à un ensemble de données et d’applications de l’entreprise (messagerie, moteur de recherche, annuaire etc.) auxquelles il a droit.
  • Fluidifier, simplifier et optimiser la communication et le partage de la connaissance au sein de l’entreprise au travers d’outils permettant aux utilisateurs de se constituer en groupes thématiques ou métiers au sein desquels ils collaborent via des outils de type Forum, Blog, Wiki, Chat, et FAQ accessibles depuis leurs ordinateurs et terminaux mobiles.
  • Fournir un annuaire électronique répertoriant tout le personnel de l’entreprise (Nom, contacts, profil détaillé, compétence, CV, etc.) et accessible de manière sécurisée selon des habilitations prédéfinies.

Gestion électronique du courrier
avec Blue Courrier


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  • Fournir aux destinataires d’un courrier entrant (usagers, services) la possibilité de recevoir instantanément une copie numérique du courrier dès qu’il est enregistré dans le système. Fini les innombrables copies papier pour chaque courrier entrant et la lourdeur des chaines de distribution inhérentes.
  • Permettre aux usagers de rechercher efficacement un courrier, d’y accéder, de le traiter, en toute sécurité localement ou en étant mobiles via un équipement connecté à Internet. Fini les latences dues à la recherche des papiers, les multiples allers et venues dans les couloirs, ainsi que les pertes de courrier.
  • Permettre un suivi détaillé de chaque étape du traitement des types de courrier sur lesquels des processus de validation ont été définis. Ce qui permet d’identifier à tout moment les points de retard et de relancer les concernés. S'en suit une amélioration des performances dans le traitement du courrier, une amélioration de la qualité du service rendu aux usagers, et de la gouvernance.
  • Permettre aux usagers d’une chaîne de traitement, de procéder aux validations de courriers en toute sécurité, localement ou en étant mobiles via un équipement connecté à Internet. Une traçabilité des opérations effectuées sur chaque courrier depuis l’enregistrement jusqu’à son archivage est assurée.

Réseau Social d’Entreprise
Avec Elgg


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  • Connecter en temps réel des collaborateurs géographiquement éloignés : Désormais, ceux-ci collaborent comme s'ils étaient sur le même site. Ceci peut accélérer le développement des produits, et économiser du temps pour répondre à leurs sollicitations.
  • Découvrir des compétences et talents au sein du personnel : En permettant à tout le personnel de s'exprimer librement sur un sujet donné, et à chacun de noter les apports des uns et des autres sur ce sujet, on assiste à l’émergence de certaines compétences et talents méconnus jusque-là. Il devient donc aisé d’identifier les personnes ressources pour des questions précises, et de s’adresser directement à elles en cas de besoin.
  • Archiver la connaissance : Le système conserve le fil des échanges observés durant l'organisation d'événements récurrents (conférence, salon, etc.), la conduite de certains projets, la gestion des crises, etc. Les informations contenues dans ces échanges survivent au roulement du personnel tout en restant facilement consultables, préservant ainsi tout le savoir-faire nécessaire.
  • Susciter l'innovation : Une problématique jetée sur le réseau social de l'entreprise suscite les contributions de tous les collaborateurs aux profils divers; et non plus seulement celle de quelques spécialistes. L'intelligence collective ainsi mise en action peut produire des idées novatrices assez surprenantes.
  • Améliorer la communication avec les dirigeants : Le RSE ajoute une communication horizontale dans l'entreprise, en plus du modèle "top-down" traditionnel. Il permet aux cadres dirigeants de publier leurs commentaires directement dans le flux d'échanges, et d’interagir avec tous les employés en même temps. De même, les salariés ont l’occasion d’interagir de façon conviviale et rassurante avec les cadres.

Devant la multiplicité, la diversité et la complexité de ces outils, ADVANCE-IT-GROUP accompagne les entreprises dans :

  • La sélection des outils collaboratifs qui répondent le mieux à leurs besoins.
  • L'intégration de ces outils à leurs systèmes d'information.
  • L'extension de ces outils en vue de répondre à des besoins spécifiques de l'entreprise.
  • La formation, la mise à niveau et le suivi dans la prise en main des utilisateurs.
  • L'administration de ces outils dans le cadre d'une prestation d'infogérance avec l'entreprise.
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